Yapılacaklar listesi hazırlamak yoğunluğunuz arttığında stresinizi azaltmanın en etkili yollarından biri. Üstelik bir liste yapmak için yalnızca bir kalem ve kağıda ya da mobil cihazınızın notlar sayfasına ihtiyacınız var!
Fakat yapılacaklar listesi hazırlamanın avantajlarından yararlanmak için bu yöntemi etkili bir şekilde kullanabilmelisiniz.
Yapılacaklar Listesi = Akıl Taraması
Yapılacaklar listesi hazırlamak, bir açıdan akıl taramasıdır. Çünkü aklınızdaki her şeyi ortaya dökmenizi ve görmenizi sağlar.
Her şeyi listelediğinizde durumun o kadar da kötü olmadığını görürsünüz ve kendinizi daha rahat hissedersiniz.
Fakat her şeyi listelemiş olmak işlerinizi hallettiğiniz anlamına gelmiyor. Bu sadece ilk adım.
Yapmanız Gerekenlerle İlgili Net Olun
Yapılacaklar listelerinde genellikle Ahmet’i ara, dosyayı oku gibi üstü kapalı ifadeler yer alır. Ancak bunların ne sebeple yapılacağı belli değildir. Neden Ahmet’i aramalıyım ya da dosyayı okumaktaki amacım ne?
Yapacağınız şeyi yazdığınızda bunu tam olarak niçin yapacağınızı da bilmelisiniz.
Görevlerinizi, toplantı notlarını istemek için Ahmet’i ara ya da kurumsal iletişim toplantısına hazırlanmak için dosyayı oku gibi net ve açık bir şekilde yazın.
Görevlerinizi açık bir şekilde yazmak, işlerinizi halletmeye başladığınızda görevlerinizi yerine getirmek ve daha iyi kararlar almak konularında yardımcı olacaktır.
Ayrıca ne yapmanız gerektiğini hatırlamaya çalışmanızı engelleyerek zaman kaybını ortadan kaldırır.
Tarih Belirleyin
Yazdığınız her göreve bir tarih eklemek işlerinizi unutmamanız ve son tarihleri geçirmemeniz için doğru bir adım olacaktır.
Bir diğer açıdansa, acil olmayan görevlerle listeyi uzatmanız sizi rahatlatmak yerine daha fazla strese sebep olabilir.
Listenizi hazırlarken stratejik davranmaya çalışın. O gün yapmanız gerekenlerden fazlasını listeye eklemenin size bir faydası olmayacaktır.
Hatırlatmalar & Görevler
Yapılacaklar listesi hazırlarken aramalarınızı kontrol etmek, bir projeyi gözden geçirmek gibi hatırlatıcılara yer verebilirsiniz. Ancak günlük işlerinizi içeren ve küçük-büyük çok sayıda hatırlatıcının yer aldığı bir listede öncelikli ve önemli işlerinizi gözden kaçırabilirsiniz.
Hatırlatıcılarla dolu uzun bir listenin diğer olumsuz yanı ise, önemsiz şeylerle zaman harcayarak asıl işlerinizden uzaklaşmanız olabilir.
Gerçekçi Olun
Günlük, haftalık ya da aylık planlar yapmak zamanı etkili bir şekilde kullanmanıza yardımcı olabileceği gibi işleri ileri tarihlere yığmanıza da sebep olabilir.
Bir günde yapabileceklerinizin bir sınırı olduğunu hatırlayın ve listenizi gerçekçi bir şekilde hazırlayın. Böylece hem asıl önemli olan işlere odaklanmanız kolaylaşır hem de günü en verimli şekilde değerlendirebilirsiniz.
Ayrıca unutmayın ki; durmaksızın çalışamayacağınız gibi dikkatinizi dağıtacak ya da acil durumlarla karşılaşabilirsiniz.
Benzer Görevleri Gruplayın
Yapılacaklar listenize baktığınızda, birçok görevin temelde birbirine benzediğini fark edeceksiniz.
Gün içinde çeşitli iş türleri arasında geçiş yapmak kaotik olabilir. Örneğin, telefon görüşmeleriyle ya da e-posta göndermekle ilgili birden fazla madde varsa bunları arka arkaya yapmak için kendinize yarım saat belirleyebilirsiniz.
Böylece hem aynı eylemi farklı zamanlarda tekrarlamak durumunda kalmazsınız hem de zihniniz yaptığınız işe daha çok odaklanabilir.
Listenizi Motive Edici Bir Hale Getirin
Yapılacaklar listesi hazırlamanın elbette duygusal bir yanı yok. Ancak ilham verici olmayacağına dair bir kesinlik de yok.
‘E-postalarını kontrol et’ yerine ‘posta kutunu sıfırla’ kendinizle rekabet etmenizi sağlayarak işinize biraz kıvılcım katabilir.
Ya da telefon görüşmelerinizi müşterilerinizi mutlu etmek amacıyla yaptığınızda görevleriniz zorunluluktan uzaklaşıp daha motive edici hissetmenize yardımcı olabilir.
Haftalık Değerlendirme
Yapılacaklar listenizi haftalık olarak incelemeniz, listenizin güncel kalmasını ve daha etkili olmasını sağlayabilir.
Bazı görevleriniz zaman içinde gereksiz ya da bazıları daha öncelikli hale gelmiş olabilir.
Haftalık kontrol aynı zamanda hafızanızı tazeleyerek görevlerinizi gözden kaçırma ihtimalinizi düşürür.
Kısaca Özetlemek Gerekirse;
Görevlerinizi açık ve net bir şekilde yazın. Bunu yaparken görevlerinizin size ilham verecek ya da sizi motive edecek yanlarını da yazmayı unutmayın.,
Görevleriniz için anlamlı tarihler belirleyin ve bu tarihlere uygun olarak listenizi öncelik sırasında hazırlayın.
Bir günde yapabileceklerinizin sınırı olduğunu unutmayın. O gün yapılması gereken işleri listenize yazın ve onlara odaklanın. Enerjiniz olursa günün devamında diğer işlerinize de zaman ayırabilirsiniz.
Görev listenize hatırlatmaları da ekleyebilirsiniz ama içinden çıkılmaz uzun bir liste yerine, hatırlatmalarla birlikte 10-20 maddelik listeler hazırlayın.
Farklı iş türleri arasında sürekli geçiş yapmak yerine benzer işleri art arda yapın.
Haftalık incelemelerle yapılacaklar listenizi ve hafızanızı güncel tutun.
Sonsöz
Yapılacaklar listesi hazırlamak, listemizin başında da belirttiğimiz gibi görevlerinizin fazlalığı içinde kaybolmanızı engeller. Böylece stres seviyenizi azaltarak işinize odaklanmanızı kolaylaştırır.
Aynı zamanda hedeflerinizi gerçekleştirmeniz konusunda motive edici ve itici bir güç olabilir.
